Como se comunicar na empresa?

October 16, 2018

 

 

Os erros de comunicação fazem parte do dia a dia de muitas empresas e causam um impacto direto na produtividade e resultados financeiros. É muito comum nos depararmos com frases do tipo: “eu também estava trabalhando na mesma coisa”, “não era isso que eu tinha entendido”, “não foi exatamente isso que eu havia lhe passado”.

 

Grande parte dessas situações ocorre porque as pessoas não se comunicam umas com as outras de forma correta no dia a dia. É assustador quando percebemos pessoas que passam horas, dias, anos trabalhando juntas possuírem dificuldades simples de se comunicarem de forma clara, principalmente em questões tão ingênuas como passar e receber tarefas.

 

Com a revolução digital na era da informação, o que não falta são ferramentas para tudo. É software para gerenciar projeto, software para trocar mensagens, software para gerir tarefas, é software tudo!  O que eu posso te adiantar, é que não adianta investir em uma série de ferramentas sem antes tocar na raiz do problema. E a raiz do problema está no fato de que as pessoas simplesmente não sabem se comunicar diretamente umas com as outras. E isso nem é por maldade delas, você se surpreenderia com o quanto as pessoas seriam mais produtivas, se simplesmente aprendessem a se comunicar da maneira correta.

 

Então, como você ou sua empresa provavelmente também é afetado por esse problema, confira 3 dicas simples para passar e receber tarefas com eficiência.

 

3 DICAS PARA SE COMUNICAR SEM ERRO:

 

1. Use linguagem positiva

 

Expresse o que está pedindo e não o que NÃO está pedindo.

É muito comum que as pessoas baseiem seus pedidos de forma negativa, e as pessoas tendem a ficar confusas e agirem com resistência quando você pede algo de forma negativa.

 

Pense no seguinte exemplo:

Jorge estava frustrado por seu companheiro passar muito tempo no trabalho, então, em uma noite, ele pede que Carlos “não passe tanto tempo no trabalho”.  Carlos escuta com atenção e alguns dias depois começa a chegar cada vez mais tarde em casa. Indagado por Jorge, ele diz que ouviu sua sugestão e começara a sair mais com os amigos e que também se inscrevera em aulas de dança.

Na verdade, o que Jorge queria era ter Carlos mais tempo em casa, para que passassem mais tempo juntos e não que ele simplesmente passasse menos tempo no trabalho. Percebe como pedidos negativos geram confusão? Seria muito mais simples se Jorge dissesse: “Gostaria que você passasse mais tempo comigo. Você pode chegar antes das 18h nas quartas e sextas?”.

Simples e claro, não é mesmo?

 

2. Evite frases ou pedidos vagos

 

Faça pedidos claros e objetivos que efetivamente representem uma ação esperada. Evite frases vagas, abstratas ou ambíguas e tente formular solicitações na forma de ações concretas.

 

Pense no seguinte exemplo:

Uma diretora diz para Marcos, um de seus colaboradores, que “gostaria de mais privacidade”.

 

Marcos fica confuso com o pedido e começa a pensar em uma série de motivos para ela lhe dizer isso. Ele fica envergonhado e desmotivado com o trabalho, começa a evitar interações e suas famosas ações proativas dentro da empresa. 

Na verdade o que Susan queria é que ele começasse a bater na porta de sua sala, antes de entrar, pois rotineiramente ele a assustava ao entrar em sua sala de forma abrupta. 

 

Se a diretora dissesse: “Marcos, você pode bater na minha porta antes de entrar?” *Um plus aqui seria ela completar com “pois eu me assusto facilmente e preciso de um aviso inicial” (aqui temos uma necessidade exposta, falarei mais disso em outro momento).

Percebe como que um pedido que seria simples se tornara um grande problema para a diretora?

 

 3. Pedindo um retorno

 

Quando disser algo ou fizer um pedido a alguém, tente entender se a pessoa realmente entendeu o que você quis dizer. Nem tudo que enviamos é o mesmo que é recebido, assim, dependemos de pistas verbais para saber o que o outro entendeu.

 

Imagine a seguinte situação:

Você é supervisor e recebeu uma tarefa urgente, então você vai até a mesa de seu colega de projeto e pede que execute a tarefa. Você se senta, explica os detalhes por longos 45 minutos e seu colega balança a cabeça concordando com o que você diz. Dois dias depois (prazo final de entrega da tarefa), seu colega lhe entrega algo completamente diferente do que você gostaria que fosse entregue.  Nesse momento você não sabe se chora ou aniquila seu coleguinha.

 

Essa situação é mais comum do que imaginamos e gera um efeito em cadeia no dia a dia de todas as empresas. Sabe por quê? As pessoas sentem orgulho, vergonha ou simplesmente não é cultural na empresa se expressar de maneira aberta. O famoso “ranço” ou até mesmo o medo de expor “não saber ou entender algo” gera situações assim.Pode soar estranho, mas após passar uma tarefa, dizer frases como: “eu fui claro?”, “o que você entendeu sobre o que eu disse?”, “pode repetir o que você entendeu?” é uma maneira muito eficiente de evitar erros de interpretação e futuros retrabalhos. Você teria evitado um problemão se tivesse pedido que seu colega repetisse o que entendeu, não é mesmo?

 

A conclusão que fica é de que, quanto mais claro e objetivo formos em relação ao que queremos, mais chances temos de ter nosso pedidos atendidos, tendo maior garantia de que o que é transmitido é realmente o recebido. Esses conceitos fazem parte de técnicas para aprimorar relacionamentos pessoais e profissionais usando comunicação não violenta. Fique atendo aos meus próximos textos, pois abordarei questões para facilitar o dia a dia nas empresas. Caso tenha interesse, você pode ter um workshop completo para melhorar a comunicação interna em sua empresa. É transformador quando você dissemina esses conceitos para grupos que trabalham juntos, as mudanças e melhorias de produtividade são notáveis. Fale comigo! :-)

 

 

www.daylouise.com.br

 

 

 

Sobre a autora:

​Day Louise é Administradora e Especialista em Comunicação Mídias e Inovação. Nos últimos anos se aprofundou nas áreas de Comunicação e Criatividade por meio de ações de intraempreendedorismo para gerar Inovação Colaborativa nas organizações.

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